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業務効率化に取り組む前やるべき2つのこと

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業務効率化は不要と考えている方はまずいないでしょう。
そのために業務を効率化するシステムを入れようとするケースも多いです。

しかし知らず知らずに業務を非効率にしてしまっているものもあります。

そういった認識できていない業務の非効率による損失は
一人当たりの時間にすると微々たるものだったりしますし、
お金に換算できない部分が多いので、なかなか気付かれないことが多いものです。

また「もうちょっと効率化できるんじゃないか」と薄々気づいてはいるんだけど
優先順位は低くなりがちなので、ずっとそのままで変わらずここまできた
ということもあるでしょう。

しかし、そういった小さな非効率を効率化することで、
一つ一つは小さいかもしれませんが、
人数、日数、月数などで積み上げてお金に換算してみると、
かなりの額に及ぶことに驚かされます。

 

しかし、いざ業務効率化に取り組もうとしても、

何から始めたらいいのか分かりませんよね。

 

 

1.業務の流れに疑問を持つ

まず、どういった場面で、業務の非効率が生まれやすいのかチェックしておきましょう。

例えば、次のような理由”だけ”でやっている業務はないでしょうか。

  • 前任者がやっていたから
  • そういうきまり(ルール)だから

 

まず新しい業務を引き継ぐ場合に、
前任者がやっていたことそのまま教わりませんか?

後任者としてはまず「前任者のようにうまくやろう」という意識が働くので、
後任者から一つ一つやり方を教わって、まずは業務に慣れようとすると思います。

そうやって教わったやり方がそのまま固定化してしまい、
日々の業務の中に「そういうものだ」と食い込まれてしまいます。
で、ある日、
「あれ?これって必要?」とか「これ何のためにあるの?」って気付くんです。

で、前任者に聞いてみると、

「オレも前の人からそう教わったから」

というだけだったりして。

「そういうきまりだからとか」、「そういうルールだから」という理由だけだったりします。

 

しかも、そもそもそういった業務が実は必要ない場合もあるから怖いんです。

私の経験ですが、新人社員がやっていた業務で、
毎日お客様に提供する資料を整理して並べてホッチキスでとめる
という業務がありました。

これは新入社員が入ってくるたびに
前の新入社員から新しい新入社員に引き継がれていました。

何十年も代々引き継がれ、毎日行われていた業務だったんですが、
ある日、「必要なのは一部のお客様で、他のお客様はほとんど見てもいない」
ということが分かったんです。

この紙の資料はパソコンが普及していなかった時代のためのもので、
パソコンが普及した今はパソコン上で確認できる資料だったんです。

その必要の無い90%のお客様の資料は作成しないことにしました。
そうなれば、残りの必要な10%お客様ためにだけ準備すればよいことになり、
90%の経費と時間が削減されました。

 

しかし、ここにも落とし穴がありました。

本当に必要な10%のお客様の中には、
その「必要である理由」がそもそも「パソコンを導入していないから」というだけでした。

お客様にパソコンを導入してもらうことで、
こちらとしても収益が増えたりいろいろ都合がよい業種だったので、
パソコンを導入してもらえるようにお願いしました。

そうしてその内の数%は実際にパソコンを導入してもらえ、
お客様にもメリットがある提案もでき喜んでもらえる結果にもなりました。

 

まず、引き継ぐ側は「何のための業務か」を聞くようにしましょう。

理由をきちんと聞いてみると、意外と前任者も分かっていない場合もありますし、
「自分ならもっと上手く効率化できる」という部分も出てくるかもしれません。

 

2.テンプレート化できるものはないか

業務効率化に取り組む前にやるべきことの2つ目です。

それは毎年、毎月のクリエイティブではない業務で
同じような文書や計算書類はないですか?
数字や文字が違うだけで構造は同じというものはないですか?

そういう類の文書や計算書類は雛形(テンプレート)できるものがあります。
特に年1とかスパンが長くなるほど、そういったものが多いです。

 

あと経験上、エクセルを使える人ほど効率化している部分が多いようです。

特にクリエイティブではない定型業務は、
数字や文字を入れ込むだけでいいようなエクセル化できてしまうことが多いからです。

定型業務ってただの作業なので全然楽しくないですよね。
そういった楽しくない業務はテンプレートにしてしまうと、
一気に時間短縮できて業務効率化には欠かせません。

エクセルでテンプレートやツール化してしまうことで、
そのエクセルツールがそのまま「業務のマニュアル」になる場合も多いです。

次の人に引き継ぐ時にそういうツールも一緒に引き継いであげると
前の人の業務の効率性も引き継げます。

 

しかも業務の効率化になるだけではありません。

人は退職などしたらその人が持っていたノウハウは消えてしまいますが、
なるべくエクセルツールとして残しておくと会社の資産になります。

うちにも何十年も前に在籍していた社員が作ったエクセルツールが
今も重宝して使われています。

 

以上、業務効率化のためにシステムを入れる前に、チェックするべき2つのことを書きました。

お金がかからない方法なので一度チェックしてみてください。

 

 


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