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Excel初心者が関数より先に覚えるべきこと(ショートカット編)

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Excel(エクセル)の初心者で関数を覚えたい方は多いですね。

ただ、関数を覚える前に、まずは覚えておくべきものがいくつかあります。

これを理解して覚えているかどうかで

後々でのエクセルの理解や関数の理解に差がでてきます。

そのようなものの一つに以前、絶対参照・相対参照について解説しました。

 

今回は、ショートカットキー編です。

ショートカットとはある機能を実行するときに、

いちいちマウスで選択するのではなく、

キーボードを押す作業だけで実行してくれる機能です。

 

これを使うと使わないとでは作用効率が全然違ってきます。

具体的には、

手をキーボードからマウスに持ってきて、

  マウスでカーソルを選択して、

  マウスをクリックして・・・

という作業を、

 手をキーボードに置いたまま2つ以上のキーボードを押す

という作業だけで実行できるようになりますので、

その物理的な移動の時間の削減だけでなくて、

精神的な負荷も減るため効率アップの効果は計り知れません。

 

ぜひ基本的なショートカットキーだけでも覚えておくことをおすすめします。

 

ショートカットキーといってもこれまた膨大な数があります。

数えたことないですがおそらく100個以上はあるでしょう。

 

ご多分に漏れずエクセルの世界でもパレートの法則(80:20の法則)が生きていまして、

数個のエクセルのショートカットを覚えるだけで、

作業全体の効率アップの効果は感じれるはずです。

 

では、エクセル ショートカットキーのオススメをご紹介していきます。

(Ctrl はコントロールキーのこと。キーボードの左下にあります。)

 

① Ctrl + C  ・・・ コピー

② Ctrl + X  ・・・ 切り取り

③ Ctrl + V  ・・・ 貼り付け

この3つはセットで覚えましょう。

エクセルを使うにあたって、コピー、切り取り&貼り付けは頻出です。

問答無用で覚えておくべきショートカットキーです。

 

④ Ctrl + F  ・・・ 検索

⑤ Ctrl + H   ・・・ 置換

検索や置換もエクセルを使う上で数多く出くわします。

 

初心者の方は、検索や置換の存在自体を知らない方も多いので、

どんどん使っていけば時間短縮の効果は絶大ですので、

これもまずは覚えておきましょう。

 

⑥ Ctrl + S  ・・・ 上書き保存

いろいろと作業していると、

保存しないで閉じてしまったり、

エラーが発生して強制終了しないといけなくなったりして、

またエクセルを開く前の状態からまた作り直さないといけなくなる

ということは誰しも経験があるものです。

かなりヘコみますよね~

対策は小まめに保存をしておきましょう。

ということなんですが、

これもショートカットの左手、指2本で1秒もかからずにできますので、

手が覚えてクセになるぐらい小まめに保存しましょう

 

⑦ Ctrl + Z  ・・・ 元に戻す

作業を一つ前の状態に戻してくれます。

  • 間違って消してしまった。
  • やっぱりやーめた。
といった場合に、このショートカットキーを押すごとに、

作業を1つずつ前の状態に戻してくれます。

これはちょっとした救世主みたいなもので、これまで助けられたこと数多しです。

 

① Ctrl + C  ・・・ コピー

② Ctrl + X  ・・・ 切り取り

③ Ctrl + V  ・・・ 貼り付け

④ Ctrl + F  ・・・ 検索

⑤ Ctrl + H   ・・・ 置換

⑥ Ctrl + S  ・・・ 上書き保存

⑦ Ctrl + Z  ・・・ 元に戻す

 

とりあえず、エクセル初心者はこれら7個のショートカットキーだけで十分です。

それ以外を覚えてもいいのですが、使う場面が少ないものが多くなってきます。

 

出くわす頻度を考えるとこれだけで全体の作業時間の短縮には十分効果があります。

 

ちなみに、これら7つのショートカットキーはWindowsの世界では共通のショートカットキーだったりします。

Ctrl + C、Ctrl + X、Ctrl + Vは、

フォルダやファイルテキストファイル内等でもできますし、

Ctrl + Fで、フォルダ内で検索したいときや、

PDFファイルやブラウザで文字を検索したいときにも使えます。

 

あらゆる場面で使うショートカットキーなので、

これを機会に覚えておきましょう。

 

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