エクセル初心者のためのIF ~その１【定石パターンで覚えるエクセル】

エクセルを使っていると何度も出くわす定石パターンがあります。 囲碁や将棋に定石があるように、エクセルにも場面ごとに使える定石（パターン）があるのです。 このパターンを覚えておけば、 初心者の状態から「エクセル使えます」の状態に最短でランクアップすることができます。 とりあえず、IFがどういうものかは理解したという方であれば、 次にパターンをいくつか覚えておきましょう。   今回はIF編です。   IFは★★★★★級の最重要関数であります。 どの書籍を見ても必ず最初の方に載っていますね。 要は、条件によって処理を分けたいときに使う関数ですね。   ＜おさらい＞ IFの第一引数に条件がきて、 条件が成立する場合は第二引数を、 条件が成立しなければ第三引数を実行・設定   実際、IF関数は実務の場面でもバンバン使いますので、 使いこなせるようになっておきたい関数の一つです。     とりあえず覚えておきたいIFの定石パターンは、  

1. IFがスイッチONするパターン（入力があるときだけ表示、データが無いなら空白）
2. IFが判定して仕事をするパターン（複数分岐）（条件によって表示を変える）
3. 仕事を外注してIFが受け取るパターン（処理を小分けに下処理）

 

１．IFがスイッチONするパターン

  これは、見栄えをよくしたい時によく使うパターンです。   例えば納品書、請求書などで、数量、単価、金額みたいな項目があるケースです。   金額欄には「＝数量×単価」のような数式が入っています。   こういう場合、数量と単価の両方に金額が入っていればいいですが、 もし、まだ入力がない場合は、こういう風に表示されてしまいますよね。 未入力の行は、できれば何も表示したくないですよね。 エクセルで表を作る以上そんな場面は結構でてきます。   では、こういう場合はどうすればいいのでしょうか。 ずばり、「もしアソコが空白だったらココも空白にしてね」 というIFの定石パターンです。 =IF(空白をチェックするセル=””,””,目的の計算式)     「”」は、(ダブルクォーテーション)といいまして、 キーボードのShiftキーと、数字の２のキーを押せば入力されます。 エクセル上では、”と”の間で挟まれたものは文字列として扱われます。 これを２つ続けて””とすれば文字列が無い、つまり空白という意味になります。   この例では、数式はF9セルに次のような数式が入っています。 「もしB9セルが空白なら、ココ(数式があるセルF9)は空白にしてね」 という意味になります。 続けて、 「そうでなかったら、D9×E9を計算してね」 という意味になっています。   つまり、この数式が入っているF9セルには、 もしB9が空白であれば空白が、 B9に何か入力されていたらD9*E9を計算した結果が入る ということになります。 こうすることで未入力の行には何も表示されない状態になります。   まずはこのように、一つのセルだけで設定してしまいます。 あとはF9セルをコピーして、   コピーしたい行を選択して、右クリック   右クリック→貼り付けオプションの「fx」のボタンをクリック   または、右クリック→「形式を指定して貼り付け」   で、「fx」ボタンをクリックすれば、相対参照で全ての列に同じ数式が入ります。   このように、ただ単に「=D9×E9」とセルに計算式を入れたいところを、 「未入力の時は何も表示しない」という一手間加えることで、 見栄えがだいぶスッキリしていい感じになります。   この、「=IF(○○=””,””,□□)」は定石パターンですので、 手で覚えるぐらいになっておくと便利です。   では、次の定石パターン、 「IFが判定して仕事をするパターン」に行きたい所ですが、 長くなりましたので、別の記事で説明したいと思います。   ＜おすすめ記事＞ あなたはエクセルやワードは大丈夫ですか？ パソコンが最短で得意になるコツとは？

関数に慣れてきたら、くり返しの作業はツールに任せられます。Excel で作った無料のツールなどをツール一覧にまとめています。