仕事の効率化 システム

仕事の効率化に貢献するシステム

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仕事の効率化はどの事業においても課題になってきますが、

まずはシステム化が一つのカギを握っています。

 

仕事を効率よく行うためのシステムというと

何やら高度なIT投資や機械化的なイメージを彷彿とさせますが、

ここでいう「システム」とは「仕組み」のことです。

 

つまり仕事を効率的に行うためには、

仕組みを作ることを意識すると自ずとシステム化ができて

仕事の効率化につながります。

 

仕組みを作る方法としては

・ITで機械ができるものを自動化する

・一度できたものを何度も利用する

といった、デジタル的手法がとても効果的なのですが、

 

 

その前に、

・業務の流れの中にルールを作る

・業務をルーチン化してマニュアル化する

といった、アナログ的方法がまず必要になります。

 

ルール作りやルーチン化などアナログ的な部分をまず練り上げて、

そこから実際にITを使ってシステム化するという流れは

それこそ効率的で上手くいきそうな感じがするのですが、

 

経験上、

そのようにスマートにシステム化されたことはないように思います。

なんとも泥臭いというか、

まずはエクセルベースで個人個人が業務の中で

使いやすくて便利なものが自然発生的に作られます。

 

それを今度は「オレにも使わせて」「私にも使わせて」といった感じで、

同じチームや職場内で共有されていって、

次第にこの業務の時は「これを使いましょう」といった感じで、

一つの業務の中でルールになったりルーチンとして組み込まれる

といった流れが多い気がします。

 

それでも立派な仕事の効率化のためのシステム化ですね。

 

今の世の中よっぽど頑な会社じゃないかぎりパソコンは導入しています。

パソコンには必ずエクセルか無料のエクセル互換のソフトが入っているはず。

 

 

エクセルはただの表を作るためのソフト、

はたまた請求書などを印刷するための印刷ソフトで終わらせているのは

とてももったいないのです。

 

エクセルを使って仕組み化できる部分を探してみましょう。

それらはあなたの、あなたの会社の資産になります。

貸借対照表には載ってこない資産です。

 

しかし仕事の効率化につながっていれば、

人が少なくて済むので、

まず人件費が少なくなるかもしれません。

人を減らすことが難しければ、

同じ人数でこなせる仕事の量が増えるので、

利益率が改善します。

 

たかがエクセル、されどエクセル。

あなたが経営者かこれから起業しようとしている方なら、

身近なエクセルで仕組み化することをまず意識してみることをおすすめします。

 

 

大園 剛嗣
鹿児島在住・アラフォー
元SE、現在ITコンサル・システム開発
小さな会社のための「儲かるIT」を日々追い求めてブログ「あきん道」を運営中。
最近は自作のツールを販売しています。こんなツールが欲しいなどのお声は大歓迎です!

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