エクセル初心者のためのIF ~その1【定石パターンで覚えるエクセル】

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エクセルを使っていると何度も出くわす定石パターンがあります。

囲碁や将棋にに定石があるように、エクセルにも場面ごとに使える定石(パターン)があるのです。

このパターンを覚えておけば、

初心者の状態から「エクセル使えます」の状態に最短でランクアップすることができます。

とりあえず、IFがどういうものかは理解したという方であれば、

次にパターンをいくつか覚えておきましょう。

 

今回はIF編です。

 

IFは★★★★★級の最重要関数であります。

どの書籍を見ても必ず最初の方に乗っていますね。

要は、条件によって処理を分けたいときに使う関数ですね。

 

<おさらい>

IFの第一引数に条件がきて、

条件が成立する場合は第二引数を、

条件が成立しなければ第三引数を実行・設定

 

実際、IF関数は実務の場面でもバンバン使いますので、

使いこなせるようになっておきたい関数の一つです。

 

 

とりあえず覚えておきたいIFの定石パターンは、

 

  1. IFがスイッチONするパターン(入力があるときだけ表示、データが無いなら空白)
  2. IFが判定して仕事をするパターン(複数分岐)(条件によって表示を変える)
  3. 仕事を外注してIFが受け取るパターン(処理を小分けに下処理)

 

1.IFがスイッチONするパターン

 

これは、見栄えをよくしたい時によく使うパターンです。

 

例えば納品書、請求書などで、数量、単価、金額みたいな項目があるケースです。

エクセル IF エラー

 

金額欄には「=数量×単価」のような数式が入っています。

 

こういう場合、数量と単価の両方に金額が入っていればいいですが、

もし、まだ入力がない場合は、こういう風に表示されてしまいますよね。

エクセル 関数 IF

未入力の行は、できれば何も表示したくないですよね。

エクセルで表を作る以上そんな場面は結構でてきます。

 

では、こういう場合はどうすればいいのでしょうか。

ずばり、「もしアソコが空白だったらココも空白にしてね」

というIFの定石パターンです。

=IF(空白をチェックするセル=””,””,目的の計算式)

 

エクセル 関数 IF

 

「”」は、(ダブルクォーテーション)といいまして、

キーボードのShiftキーと、数字の2のキーを押せば入力されます。

エクセル上では、”と”の間で挟まれたものは文字列として扱われます。

これを2つ続けて””とすれば文字列が無い、つまり空白という意味になります。

 

この例では、数式はF9セルに次のような数式が入っています。

エクセル IF の使いかた1

「もしB9セルが空白なら、ココ(数式があるセルF9)は空白にしてね」

という意味になります。

続けて、

エクセル IF の使いかた2

「そうでなかったら、D9×E9を計算してね

という意味になっています。

 

つまり、この数式が入っているF9セルには、

もしB9が空白であれば空白が、

B9に何か入力されていたらD9*E9を計算した結果が入る

ということになります。

こうすることで未入力の行には何も表示されない状態になります。

 

まずはこのように、一つのセルだけで設定してしまいます。

あとはF9セルをコピーして、

エクセル IF の使いかた

 

コピーしたい行を選択して、右クリック

エクセル IF の使いかた

 

右クリック→貼り付けオプションの「fx」のボタンをクリック

エクセル 数式のコピー

 

または、右クリック→「形式を指定して貼り付け」

エクセル 数式のコピー

 

で、「fx」ボタンをクリックすれば、相対参照で全ての列に同じ数式が入ります。

 

このように、ただ単に「=D9×E9」とセルに計算式を入れたいところを、

「未入力の時は何も表示しない」という一手間加えることで、

見栄えがだいぶスッキリしていい感じになります。

 

この、「=IF(○○=””,””,□□)」は定石パターンですので、

手で覚えるぐらいになっておくと便利です。

 

では、次の定石パターン、

「IFが判定して仕事をするパターン」に行きたい所ですが、

長くなりましたので、別の記事で説明したいと思います。

 

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大園 剛嗣
鹿児島在住・アラフォー
元SE、現在ITコンサル・システム開発
小さな会社のための「儲かるIT」を日々追い求めてブログ「あきん道」を運営中。
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