エクセル初心者が関数をパレートの法則(80:20の法則)で覚える方法

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エクセルを使いこなすために関数を覚えたいという方は多いですね。

その中でもまずは必要最低限の関数を効率的に覚えたいという方も多く、
このサイトのアクセス解析をしているとそういった目的でアクセスして来られる方も多いようです。

エクセルの使い方を最短距離でマスターしたいと思った時に、
「最低限に必要な関数を優先的に覚える」というアプローチは正しい選択だと思います。

というのが、
世の中のあらゆるものにパレートの法則(80:20の法則)が当てはまることで有名ですよね。
「会社の売上の80%は顧客の中の20%で占めている」とかいうあの有名な法則ですね。

もちろんエクセルについても当てはまります。

本当に必要な関数に労力をフォーカスすることで、最小限の時間と労力で最大限の効果を得られるでしょう。

 

ちなみに20%という数字は象徴的な意味であって、実際に20%になるわけではありません。
ていうか、実際はExcel関数の全体の5%にも満たないかもしれません。
なのでまずは気軽に覚えましょう。

では、実際に初心者が真っ先に覚えなければならない関数を挙げてみます。

  • if
  • sum
  • vlookup
  • and
  • or

この5つは必ず覚えてマスターしましょう。

コンビニなどで売っているExcelの解説本にありがちな、あらゆる関数の説明を読んで広く浅く、
あれもこれもと覚えようとするよりも、じっくり時間をかけてこの3つの関数を深く勉強することをおすすめします。

 

5つをマスターしたら、次に覚えるべき関数も上げときます。
特にifの条件の部分と一緒に使うと効果を発揮する関数です。

  • count(counta)
  • iserror
  • sumif
  • counif

これらは、便利な関数なので余裕が出てきたらでいいので覚えておくことをおすすめします。

上の関数よりは使う頻度は下がりますが使う場面は結構多い関数ですので。

ですが、余裕がある場合なので最初は覚える関数から外しちゃっても全然OKです。

例えばsumifという関数は「条件に合うセルの値を合計する」という関数ですが、
ifとsumの合わせ技で実現できたりします。

 

なので、まずは、こちらの関数

  • if
  • sum
  • vlookup
  • and
  • or

を優先的に覚えましょう。

 

そして、必要最低限の関数を覚えたら、次の段階です。

次のようなステップでエクセルを勉強するのがオススメです。

レベル1:必要最低限の関数を覚える ← 今ここが済んだ
レベル2:関数以外の必要なことを覚える
レベル3:残り80%の関数は検索して解決する

レベル2まで来たら、エクセル関数を覚えるのをいったん止めて、

それ以外に覚えた方がよいことがありますので、そちらを学んでください。

例えば、このようなものです。参考にしてください。

 

そして、レベル3の段階に来たらあとは実務で作業をして行きましょう。

実践あるのみです!

その中でわからないことがあれば、Googleで検索してください。
ここでも特に関数は覚えようとしなくて大丈夫です。

 

ちなみに検索について余談ですが、

Googleの収入はユーザーが検索したときに表示されるクリック広告の収入が大部分を占めています。
ユーザーが検索してくれれれくれるほど広告をクリックしてもらえるので、Googleの検索をできるだけ多くのユーザーに使ってもらわなければなりません。

できるだけ多くのユーザーに使ってもらうためには検索結果の質が生命線なわけです。
なのでGoogleはユーザーにとって一番良いものを上位に持ってくるように日々改善し続けています。

そんなわけでExcelについてもGoogleで検索すれば、ほぼ100%分かりやすく解説してくれているサイトが上位に出てきます。

Excelの辞書本みたいなものも必要ありません。

私はExcelはマクロ・VBAを含めて使いこなせていると自分では自負していますが、
その中でも記憶していて、すぐに使える関数は全体の20%もないと思います。
未だに知らない関数は膨大にあります。

作業をする中で「○○したい!」という場面でいつも検索するんです。
よっぽどなことでないかぎり、だいたい解決方法が分かります。

「覚えなくても調べればすぐに分かることは覚えなくていい」

このスタンスで大丈夫です。

 

そういう作業を続けていくと、何度も出くわす関数が出てきます。
そのような関数は名前だけは覚えるようになります。(でも関数の引数は知らなくて大丈夫です。)

関数の名前さえ分かれば、「Excel ○○(関数名)」で検索すれば
必ず分かりやすい解説が出てくるので、あとは自分の作業に当てはめればすぐに解決できます。

すると20%以外の残りの80%の中の、さらに重要な20%の部分を今度は覚えていくことでしょう。

それを繰り返すうちに、「こういう場面ではこうする」というパターンを覚えてきます。

そうすることでExcelのスキルが効率的に上がって行きます。

まとめると、

レベル1:必要最低限の関数を覚える・・・20%の関数でExcelの効果の80%を得る
レベル2:関数以外の必要なことを覚える・・・20%の関数だけでできる機能を学ぶ
レベル3:残り80%の関数は検索して解決する・・・パターンを自然と覚える。

Exce初心者の方がExcelの使い方を勉強するためにはこの順番がオススメの方法です。

参考にしてみてください。

大園 剛嗣
鹿児島在住・アラフォー
元SE、現在ITコンサル・システム開発
小さな会社のための「儲かるIT」を日々追い求めてブログ「あきん道」を運営中。
最近は自作のツールを販売しています。こんなツールが欲しいなどのお声は大歓迎です!

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