地味だけど効果は絶大な業務効率化法

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あなたの仕事を見返してほしいのですが、たとえばパソコンを使わない日はありますか?

ほとんどの業種で資料作成、報告書作成、計算書類の作成、管理簿の作成など、何かしらパソコンで作成・入力する業務は多いのではないでしょうか。

では、その操作が分からなくて作業が止まったりする場面はどれぐらいありますか?

そして、それを解決するために人に聞いたり、ネットでしらべたり、書籍で調べたりしますよね。

その解決するための時間はどれぐらいですか?

10分?

30分?

それは人それぞれでしょうが、  

例えば1日あたり10分そういう時間があるなら 1月20日とすると、

1月に200分、年間にすると2400分で40時間にもなります。

1月8時間労働とすると、5日分にも相当します。

 

もしこの10分の無駄がなかったとすると5日分の他の仕事ができるし、有給が使えればそれだけ休むこともできます。

 

10分の作業がストップした場合の話でしたが、それだけではありません。

20分かかっていた仕事を10分に短縮できた場合でも同じです。

 

しかもこれは1人あたりでの話なので、もし社内やチームの10人分だったとしたらどうでしょう?

年間400時間、つまり50日分に相当します。

1月が20日〜25日だと思うのでだいたい2ヶ月分の1人の給料が浮くことになります。

もし経営者、管理者の立場だったらこの分のお金を捨てていることになります。

 

さらに10分ではなく30分の節約、1時間の節約が可能である業務がもしあれば?

あなたの業務でそういった効率化ができるものがあれば、その分のお金を生み出すことができます。

 

業務効率化とは何もシステム的なことだけではありません。

上の話でもあったように、パソコンの操作で作業が止まってしまう場面って結構あるものです。

1人ストップしてしまうと誰かに聞いたりもするのでその人の分もストップしますので、いかに多くの時間の無駄が発生しているか想像できます。

 

もし社員やメンバーひとりひとりのスキルがアップすれば、会社やチームの効率が飛躍的にアップすることでしょう。

 

特にパソコン系の業務中でもMicrosoftのOffice製品、特にエクセル、ワードは使う頻度が多いし、それでいてよく分からない部分が多いのではないでしょうか。

こういったスキルを社員教育などでアップさせるだけで業務効率化につながります。

 

人間は楽したい生き物なので、もしそういったスキルがあれば、メンバーひとりひとりがそれぞれ効率的な方法を見つけていくでしょう。

それがエクセルのようなツールであれば他のメンバーにも共有できたり、会社の資産として代々使い続けることができるのがスゴイところです。

 

そういうわけで、地味なんだけど社員一人一人のスキルをアップすることで発揮することができる業務効率化も馬鹿にできません。

そういった研修を受けたりパソコン教室に通ってもいいでしょうが、お金がかかるし、一度受けてしまったら次受けようと思ったらまたお金がかかります。

たとえばこういった教材を一つ会社に置いておけば、新人教育や社員教育で何回でも使うことができるのでオススメです。

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大園 剛嗣
鹿児島在住・アラフォー
元SE、現在ITコンサル・システム開発
小さな会社のための「儲かるIT」を日々追い求めてブログ「あきん道」を運営中。
最近は自作のツールを販売しています。こんなツールが欲しいなどのお声は大歓迎です!

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